Ngày 28/01/2026 – Version 2
HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG PHẦN MỀM LÊN FORM ĐƠN HÀNG
CHỨC NĂNG: THÊM ĐƠN HÀNG MỚI
1. Mục đích
Chức năng Thêm đơn hàng mới dùng để tạo đơn vận chuyển hàng hóa từ trạm nhận đến trạm đến,
khai báo thông tin khách gửi – khách nhận, thông tin hàng hóa và cách tính cước.
Hướng dẫn nhân viên thao tác đúng khi tạo đơn hàng trên hệ thống, đảm bảo:
Nhập đúng thông tin hàng hóa
Tính cước chính xác
Áp dụng đúng dịch vụ thêm
Ghi nhận đúng hình thức thanh toán
2. Thông tin chung: trạm nhận & trạm đến
Chọn trạm nhận từ danh sách thả xuống. Chỉ cần chọn lần đầu tiên lên đơn. Từ đơn
thứ 2 trở đi, hệ thống sẽ tự động lấy cố định theo trạm đầu tiên tạo đơn
Chọn địa điểm giao hàng từ danh sách thả xuống. Ví dụ: GTN Phú Quốc.
3. Thông tin khách gửi và khách nhận
Lưu ý: đối với trường hợp khách
muốn giao tại kho suối mây, chọn
GTN Phú Quốc và để trống không
nhập địa chỉ
Ngày 28/01/2026 – Version 2
Chức năng: Gợi ý từ lịch sử khách hàng.
Ưu tiên sử dụng đề xuất từ phần mềm, trường hợp là khách mới, yêu cầu thu ngân nhập
thông tin cho tất cả các trường
Bước
Thao tác
Mô tả chi tiết
1
Nhập số điện
thoại
Nhập số điện thoại vào ô Số điện thoại (Khách gửi hoặc Khách nhận).
2
Xem gợi ý tự
động
Hệ thống tự động hiển thị danh sách lịch sử khách hàng đã từng tạo
đơn với số điện thoại này.
3
Kiểm tra thông tin
Xem các thông tin gợi ý gồm: Tên người nhận, số điện thoại, loại
hàng, địa chỉ.
4
Chọn dữ liệu phù
hợp
Nhấn nút [Dùng] tại dòng thông tin đúng với đơn hàng cần tạo.
5
Tự động điền dữ
liệu
Hệ thống tự động điền thông tin khách hàng vào form tạo đơn bao
gồm tất cả các trường trong phần thông tin chung & phí giao tận nơi
gần nhất
6
Rà soát & chỉnh
sửa
Kiểm tra lại thông tin, chỉnh sửa thủ công nếu có thay đổi so với lịch sử.
7
Tiếp tục tạo đơn
Hoàn tất các thông tin còn lại và tiếp tục quy trình tạo đơn.
Giao tận nơi: Gạt nút Giao tận nơi nếu yêu cầu giao hàng đến địa chỉ khách nhận
Lưu ý: đối với Phú Quốc, cần ghi rõ địa phận của địa chỉ giao là Dương Đông, An Thới,
vv..vv..
Ví dụ: 141A Trần Hưng Đạo, Dương Đông
Thông tin tự
động điền vào
Chọn dòng thông
tin phù hợp để
dùng
Ngày 28/01/2026 – Version 2
Chú ý : Hiện tại, Công ty đã có trạm tại các trạm đến sau: Bình Dương, Thủ Đức, Châu Đốc,
Long Xuyên, Phú Tân, Cái Dầu, Cần Thơ, Đồng Tháp, Tiền Giang, Bến Tre, Hà Tiên, Rạch Sỏi,
Rạch Giá, Phú Quốc, Bình Dương, Thủ Đức. Nếu trạm đến ngoài các tỉnh này, sau khi chọn
tỉnh phải nhập địa chỉ giao tận nơi. Lưu ý: phải gọi điện xác nhận địa chỉ và phí trước với tài xế
4. Thông tin hàng hóa – khách nợ cước
Áp
dụng
Bước
Thao tác
Khách
nợ
cước
1
Nhấn nút 🟡 NỢ CƯỚC
2
Click vào ô Chọn khách hàng
3
Chọn đúng tên công ty / khách hàng cần ghi công nợ
Sau khi chọn, tên khách hàng sẽ hiển thị cố định trên màn hình
Ví dụ: chọn Công Ty CP We Food
4
Diễn giải hàng hóa: Nhập mô tả ngắn gọn nội dung công nợ.
Ví dụ: 81 thùng carton trắng đỏ
5
Chọn hàng hóa khách công nợ: Click vào ô Thêm hàng hóa
o Chọn đúng loại cước trong danh sách
o Nhập đúng số lượng của đơn hàng
Lưu ý: Phải chọn đúng loại hàng để hệ thống tính tiền chính xác. Trường
hợp chọn nhầm và muốn bỏ dữ liệu, chỉ cần để trống, không nhập số lượng, hệ
thống sẽ tự hiểu là bỏ
6
Trường hợp có các dịch vụ thêm, click chọn điền thông tin theo từng trường
tương ứng (chi tiết theo bảng 1 bên dưới)
7
Kiểm tra & lưu đơn:
o Đúng khách hàng
o Đúng loại hàng – số lượng
o Thành tiền hiển thị đúng
4. Thông tin hàng hóa – khách lẻ (không có công nợ)
Ngày 28/01/2026 – Version 2
Áp dụng
Bước
Thao tác
Khách
lẻ
(không
có công
nợ)
1
Nhập số kiện của cùng 1 loại hàng. Không gộp nhiều loại hàng vào 1 dòng
2
Nhập mô tả hàng hóa
Ví dụ: thùng carton băng keo vàng/vỏ xe. Lưu ý: mỗi 1 dạng hàng hóa là 1 dòng.
3
Nhập khối lượng/kích thước (theo số khối) của kiện hàng vào ô KL/Kích thước
4
Chọn đơn vị
5
Nhập đơn giá theo ĐVT
6
Hệ thống tự động tính
7
Mỗi loại hàng = 1 dòng riêng
8
Chọn loại xe – loại hàng phù hợp
Trường hợp khách cũ: hệ thống sẽ đề xuất lịch sử thông tin đơn gần nhất của
khách đó
Tùy
chọn
Áp dụng
Tùy chọn
Áp dụng
Xe khô
Hàng thường
Hàng khô/Hàng lạnh
Không cần bảo quản
lạnh
Xe đông
Hàng đông lạnh
Hàng lạnh
Cần bảo quản nhiệt độ
Xe mát
Hàng cần giữ mát
9
Chọn dịch vụ thêm (theo hướng dẫn bảng 1 bên dưới)
10
Chọn hình thức thanh toán
Hình thức
Khi sử dụng
Chưa thanh toán
Khách nhận thanh toán
Tiền mặt
Trả tại quầy
Chuyển khoản
Thanh toán qua ngân hàng
11
Kiểm tra & lưu đơn:
Nội dung kiểm
tra
Yêu cầu
Thông tin hàng
hóa
Đúng SL – KL – đơn
giá
Loại xe & loại
hàng
Phù hợp
Dịch vụ thêm
Đúng yêu cầu khách
Thanh toán
Đúng hình thức
Tổng cước
Khớp thỏa thuận
Nhấn Lưu đơn hàng để hoàn tất
Nhấn Đóng nếu không
Ngày 28/01/2026 – Version 2
Bảng 1: Chọn dịch vụ thêm
Dịch vụ
Khi áp dụng
Nội dung cần nhập
Bìa thư kê khai
giá trị
Hàng giá trị cao
Nhập giá trị bìa thư
Thu hộ
Thu tiền từ người nhận
Số tiền cần thu hộ
Phí COD
Đơn có yêu cầu thu hộ
Dưới 2 triệu: phí 20k
Từ 2tr đến 10 triệu: phí 8k/1 triệu
Từ 10tr đến 20tr: phí 5k/1 triệu
Trên 20tr: phí 3k/1 triệu
Trên 50tr: Liên hệ quản lý
Chứng từ
Có giấy tờ đi kèm
Liệt kê danh sách chứng từ đi kèm
Phí: 10k VND/lần
Hóa đơn
Khách yêu cầu xuất hóa
đơn
Nhập số tiền VAT tính trên tổng cước phí
Hỏa tốc
Giao nhanh (nhận trước
15h)
Nhận hàng Hỏa tốc trước 15h
1. Dương Đông, THĐ, Cửa lấp
- Hàng kiện dưới 15kg/kiện: 50k/kiện
- Hàng cồng kềnh, máy móc: 150k/khối
2. Ông Lang, Cửa cạn, Gành Dầu, Bãi Trường,
Hàm Ninh, An Thới
- Hàng kiện dưới 15kg/kiện: 100k/kiện
- Hàng cồng kềnh, máy móc: 300k/khối
Lưu ý: phải gọi điện xác nhận trước với
tài xế địa chỉ giao và phí giao hàng đối
với các tỉnh không có trạm
Dòng này sẽ thể hiện tổng số
kiện trong 1 đơn hàng và tổng số
tiền của loại hàng
(chưa bao gồm phí giao và các
loại phí trong phần dịch vụ thêm)
Nhập phí lấy hàng tận nơi (nếu
có)
Ngày 28/01/2026 – Version 2
HƯỚNG DẪN THANH TOÁN CHUYỂN KHOẢN
(MỚI)
Bước
Miêu tả
1
Chọn hình thức chuyển khoản. Hệ thống sẽ nhảy ra mã QR tương ứng với từng
đơn hàng.
2
Sử dụng điện thoại khách để quét mã QR trên màn hình
(Sau này sẽ có màn hình treo bên ngoài thể hiện mã QR bên ngoài cho khách quét –
hiện tại, nhờ thu ngân đưa QR cho khách quét hoặc cầm đt khách quét dùm)
Lưu ý: mỗi khách – mỗi mã vận đơn là 1 mã QR. KHÔNG SỬ DỤNG MÃ QR
CHUNG NHƯ HIỆN TẠI NỮA.
3
Sau khi khách chuyển khoản, trong khoảng 1 tháng đầu, nhờ thu ngân hỗ trợ chụp
hình lại màn hình chuyển khoản so với bill của khách (như hiện tại)
Ngày 28/01/2026 – Version 2
HƯỚNG DẪN THAO TÁC NHANH
Cố định theo lịch sử đơn tạo
đầu ên mỗi ngày
Sau khi chọn xong trạm đến,
chuột sẽ tự động về box số điện
thoại, không cần di chuột click
Nút giao tận nơi có thể bằng
phím “Space/Cách” mà không
cần click chuột
Khi thêm hàng, có thể dùng chuột click
vào nút “Thêm hàng” hoặc dùng mũi
tên xuống khi hoàn thành thông tin 1
dòng để thêm dòng hoặc dùng phím
“Space/Cách” để thêm dòng
Lưu ý: khi di chuyển qua giữa các hàng điền
thông tin, có thể dùng phím “Tab” kết hợp với
phím “Space/Cách” để kích hoạt các nút để
đẩy nhanh mà không cần dùng đến chuột
click.
